http://poradumo.pp.ua

Online Журнал-Світ порад.
Головна сторінка
» » Автоматичний лист: як зробити розсилку?

Автоматичний лист: як зробити розсилку?

Більшість рядових користувачів працює з електронною поштою безпосередньо на сайті. Надається їм функціоналу цілком достатньо для створення та одержання листів. Але що робити, якщо необхідно одне і те ж лист відправити великому числу людей, потрібно відіслати певне послання в конкретний час, продовжувати відправляти листи без участі людини, поки той ніжиться на пляжі у відпустці? У таких випадках на допомогу приходять всілякі програми і сервіси автоматичної розсилки. Вони розрізняються по функціоналу, платності/безоплатності, особливостям роботи і багатьом іншим факторам, але те, що їх об'єднує, – для роботи їм не потрібно постійна присутність людини. Розсилка листів може здійснюватися цілодобово з різним налаштованим інтервалом.




Навіщо потрібні розсилки?

Думка, що основним і найбільш результативним маркетинговим інструментом є сайт, далеко від істини. Велика частина покупців товару чи послуги при одноразовому візит на веб-сторінку ще не готова прийняти рішення про здійснення покупки. Причини можуть бути різними, і не на останньому місці стоїть банальна забудькуватість. Клієнти просто не пам'ятають, що бачили щось, що привернуло їхню увагу. Деяким потенційним покупцям доводиться неодноразово нагадувати про себе, поки вони, нарешті, не здійснять покупку. І автоматичне письмо, яке надсилається електронною поштою, служить таким нагадуванням.

Автоматичний лист: як зробити розсилку?

Можливості поштових клієнтів і сервісів

Існує безліч програм і сервісів автоматичного розсилання кореспонденції, як платних, так і безкоштовних. Їх функціонал не обмежується тільки відправкою листів без участі людини, його можливості набагато ширше:




  • Перед масовою розсилкою ефективність листів можна протестувати на вибраній групі користувачів, вивчивши статистику відправлення і доставки цих листів, активність клієнтів після їх отримання.
  • Сервіси дозволяють регулярно актуалізувати список передплатників, обробляючи сервісні повідомлення про помилки доставки. Таким чином, ресурси системи не витрачаються на марні дії по розсилці на неіснуючі більш адреси.
  • Статистичні дані по переходів за посиланнями в листах допоможуть оцінити ефективність рекламної кампанії.
  • Вбудована технологія визначення місця розташування передплатників дозволить підбирати листи для розсилання, виходячи з географії.
  • База для здійснення розсилки листів може бути поповнена різними автоматичними способами, наприклад, скануванням сайтів в мережі.
  • Автоматичний лист: як зробити розсилку?

    Налаштовуються також автоматичні відповіді на листи. Це виявиться корисним, наприклад, при від'їзді. Написав можна повідомити, що лист одержано, але відповідь на нього буде по поверненні через якийсь час. Якщо відбулася зміна адреси електронної пошти, то одержати надіслані на стару адресу пошти дуже легко – достатньо налаштувати пересилку. Але як повідомляти всім пишуть, що старий адресу більш актуальним, і в наступний раз краще писати відразу на інший? І в цьому допоможе автоматичне письмо.

    Такі програми зазвичай мають шаблони типових листів, які легко можна модифікувати під себе. Завдяки всьому цьому автоматична розсилка дозволяє просувати товари і послуги з мінімальними витратами часу і коштів на рекламу, обробку та аналіз кореспонденції.


    Що розсилати?

    Найбільшою популярністю користуються листи-привітання (наприклад, після реєстрації на ресурсі) і подяки (наприклад, за досконалий замовлення або довготривале співробітництво з компанією).

    Автоматичний лист: як зробити розсилку?

    Привітання є найбільш читабельними листами. Люди звикли бачити їх, більшість їх відкриває в пошуках якоїсь корисної або цікавої інформації.

    У листах-подяках можуть міститися дані про замовлення, спосіб доставки, різні акції і знижки постійним клієнтом. Все це приваблює людей, і такі листи теж, як правило, читаються або хоча б побіжно проглядаються.

    Автоматичне лист може пропонувати товари, супутні тим, які людина набула або якими цікавився. Листи дозволять привітати, наприклад, з днем народження, зробивши індивідуальне вигідну пропозицію.

    Для роботи зі складними проблемами клієнтів, звичайно ж, вже знадобляться фахівці. Але більш прості питання завдяки автоматичним листів можуть вирішуватися в цілодобовому і щоденному режимі тоді, коли вони потрібні користувачам.

    Серед усього розмаїття програм і сервісів добре відома програма від Microsoft Outlook, тому спобличчя створення розсилок, автоматичних відповідей і переправления певних листів на інші адреси будуть розглянуті саме на її прикладі.

    Розсилка

    Щоб відправити лист великій групі людей, немає необхідності щоразу додавати їх в список адресатів вручну. Для цього можна створити список розсилки. На вкладці «головна» в програмі необхідно вибрати пункт «створити групу контактів», потім вказати ім'я групи і додати в неї учасників. Список учасників і назва групи при необхідності змінюються або видаляються повністю. Один і той же контакт може бути як завгодно велике число груп користувачів, яким буде виконуватися автоматичне розсилання листів. Це дозволяє економити чимало часу.


    Автоматичне письмо: як зробити

    Інколи буває необхідність відправити автоматичне письмо в строго певний час, причому в відсутність самого відправника біля комп'ютера. Автоматична відправка листів Outlook дозволяє зробити і це. Слід написати звичайний лист, при необхідності вкласти в нього потрібні файли, вказати адресата (адресатів) або списку розсилки, а потім перейти до розділу меню «параметри». Далі в цьому розділі вибирається пункт «затримка доставки», а потім - «не доставляти до». Потім налаштувати всі необхідні параметри, в тому числі дата і час відправлення листа, наявність або відсутність повідомлень про доставку і прочитання і т. д.

    Автоматичний лист: як зробити розсилку?

    Після вказівки всіх потрібних даних слід надіслати листа. Воно зберігається в папці відправлених листів, але реально піде одержувачу тільки в зазначений день і годину. Важливо, щоб у цей час комп'ютер був включений, програма була запущена, а також були присутні інтернет-з'єднання. Якщо ж ці умови не були створені в потрібний момент, то автоматична відправка листів станеться в той момент, коли вони, нарешті, будуть виконані. Це не дуже зручно, проте тут нічого не можна вдіяти.

    Автоматичне пересилання листів Outlook

    Переправлятися від першого адресата до іншим листи можуть двома способами – пересиланням і перенаправленням. Надіслані листи відрізняються наявністю в темі абревіатури FW, а одержувач бачить, з якого адреси лист було відправлено спочатку, а з якого потім переслано йому. Перенаправлення для одержувача ніяк не помітно, він бачить лист як відправлене першим відправником.

    Управління пересиланням

    Можна налаштувати або переправлення абсолютно всіх листів, або створити правила, які регламентують, що і коли має пересилатися. При цьому перенаправлені листи зберігаються в папці «Вхідні». Програма аналізує надісланий лист, і якщо воно відповідає умовам, зазначеним у правилах, то виконує заданий цим правилом дія. Це може бути не тільки автоматичне пересилання листів або відповідь на них, але і перекладання його в певну папку, тобто сортування, видалення і т. д.

    Автоматичний лист: як зробити розсилку?

    Щоб створити правила обробки вхідної кореспонденції, необхідно вибрати пункт «правила» на головній вкладці програми. Далі в меню «керування правилами і оповіщеннями» вже безпосередньо налаштовуються алгоритми обробки одержуваних листів.

    Заборона пересилання

    Деякі листи не можуть бути переслані – це відбувається, коли відправник встановив на посилаємо їм кореспонденцію захист, не дозволяє одержувачу ділитися цією інформацією з ким-небудь ще. Таке обмеження знімається тільки відправником, одержувач не зможе цього зробити ніяким способом.

    Також в компаніях системний адміністратор може встановлювати власні правила, що обмежують або забороняють повністю пересилання листів за межі мережі підприємства, а іноді й усередині неї. Це робиться для захисту корпоративної інформації.

    Автовідповіді

    При відсутності адресата на місці з-за відрядження, відпустки, хвороби або з якихось інших причин можуть бути налаштовані автоматичні відповіді на листи. Якщо пошта розташовується на корпоративному поштовому сервісі, то також можна створити різні відповіді на листи, що надходять від інших співробітників компанії, і на одержувані ззовні.

    Автоматичний лист: як зробити розсилку?

    Для включення цієї функції в меню програми в розділі «файл» вибирається пункт «автовідповіді», де необхідно вибрати «відправляти автовідповідей. В цьому розділі пишеться сам текст листів, а також вказується період, протягом якого ці відповіді будуть відправлятися. Якщо до закінчення цього періоду користувач з'явиться в мережі, то йому буде запропоновано відключити функцію.

    На період дії автовідповідей можна задати правила оброблення пошти, наприклад, на пересилку їх іншим співробітникам компанії, які можуть вирішувати виниклі питання, і т. д.

    Автоматичний лист: як зробити розсилку?

    У програмі доступна докладна довідка, а також спливаючі підказки, що допомагають уникнути поширених помилок при роботі з нею.

    of your page -->

    Популярні поради

    загрузка...