http://poradumo.pp.ua

Online Журнал-Світ порад.
» » Аналітична записка - правила складання і приклад

Аналітична записка - правила складання і приклад

Працюючи на виробництві чи в якої-небудь організації, доводиться стикатися з написанням різних паперів і документів. Одним із найпоширеніших документів є аналітична записка. В цілому, складання цього документа не повинно викликати будь-яких серйозних проблем, але варто знати всі правила. У цій статті можна буде ознайомитися з прикладом написання аналітичної записки, дізнатися, для чого вона складається і в яких випадках.

Для чого потрібний документ

Цей документ, як правило, складається тоді, коли необхідний аналіз кризової ситуації. Зазвичай в аналітичних записках розглядаються проблемні або кризові ситуації, які можуть спричинити за собою негативні наслідки для всього підприємства в цілому або для його окремих структурних підрозділів.
Аналітична записка - правила складання і приклад

Трапляється, що недосвідчена людина може переплутати цей документ з аналітичним звітом. Тому варто пам'ятати, що в аналітичній записці розглядається не тільки ситуація, що склалася, її причини, але й описуються конкретні варіанти розвитку і розв'язання проблеми.
Можна виділити наступні цілі документа:
  • доведення до керівництва факту склалася або складається проблеми;
  • запобігання повторення ситуації в майбутньому;
  • поліпшення трудової продуктивності;
  • посилення контролю за будь-якими напрямками на підприємстві або в організації.

  • Грамотно складений документ може стати важливим сигналом для керівництва і допоможе визначити подальший курс розвитку подій. У деяких випадках такий документ може бути використаний для проведення різних заходів усередині самого підприємства, таких як наради, наради або семінари. А також у разі серйозних проблемних ситуацій аналітичну записку можна прикріплювати як докази до судових розглядів як доказовий аргумент.
    Аналітична записка - правила складання і приклад

    Хто може скласти документ

    На великих підприємствах складанням аналітичних записок займається спеціалізований структурний підрозділ, відділ аналітики. Проте скласти такий документ може будь-який співробітник, який в належній мірі обізнаний у цьому питанні і який, в свою чергу, має досвід і особистий професійний погляд на дозвіл або запобігання проблеми.
    Будь-який керівник структурного відокремленого підрозділу організації має право делегувати написання аналітичної записки своєму заступнику, секретарю або іншому підлеглому. Але в цьому випадку є один дуже важливий нюанс. Так як право підпису залишається за керівником, він буде нести персональну відповідальність за зміст документа. Тому вкрай важливо віднімати документ перед його підписанням і упевнитися в правильності викладених фактів, висновків і пропозицій.

    Правила складання

    В особливо великих організаціях можна зустріти спеціально розроблений бланк для цього документа, але, як правило, це трапляється вкрай рідко. В цілому, цей документ не передбачає закріплення за ним уніфікованого зразка, тому складається в довільній формі при дотриманні основних правил діловодства.
    Аналітична записка - правила складання і приклад

    Як і будь-який документ, аналітична записка повинна мати в початку наступну інформацію:
  • реєстраційний номер;
  • дата;
  • адресат (посада, прізвище та ініціали), яким є керівник якого-небудь підрозділу або начальник підприємства;
  • посада, прізвище та ініціали укладача документа.

  • Далі документ має описову або, як її ще називають, яка викладається частина, в якій повинні бути такі атрибути:
  • суть викладеного питання або проблеми;
  • причини;
  • наслідки;
  • рекомендації щодо ліквідації або запобігання проблеми;
  • висновки;
  • підпис укладача.

  • У тексті аналітичної записки має бути як можна менше термінології, а якщо вживання спеціально застосовуваних значень неминуче, то вони повинні доповнюватися виносками і поясненнями. Якщо до записки додаються якісь докази у вигляді фотографій, звітів, листів або договорів, в тексті робляться спеціальні позначки, наприклад, договір оренди службових приміщень (додаток №1).
    Аналітична записка - правила складання і приклад

    Важливо пам'ятати, що всі доводи повинні мати аргументовану фундамент. Аналіз ситуації, рекомендації та висновки повинні бути об'єктивними, а от від суб'єктивних поглядів слід відмовитися, розглядаючи проблему лише в рамках досягнення добробуту для підприємства.

    Оформлення і реєстрація

    Документ обов'язково повинен бути складений у двох примірниках, з яких один залишається в структурному підрозділі, а другий надається керівнику. Аналітична записка може бути складена при використанні персонального комп'ютера та інших друкованих засобів, а також вона може бути написана від руки. Обсяг тексту обмежень не має.
    Цей вид документа не підлягає обов'язковій реєстрації, однак для того щоб встановити контроль за ходом руху і розвитку обставин, найкраще зареєструвати та присвоїти реєстраційний номер.
    Після того як були представлені всі основні правила складання, необхідно розглянути приклад аналітичної записки.

    Приклад

    Генеральному директору ВАТ «Транс-порт»
    Лебедєву О. В.
    від начальника цеху по збірці двигунів ВАТ «Транс-порт»
    Курочкіна В. І.
    Аналітична записка від 25032018 року №1/2018.
    В результаті щотижневої перевірки обладнання цеху по збірці двигунів була виявлена поломка машини АСК (автоматизований збірної комбайн № 3). Дана поломка пов'язана з великою продуктивної навантаженням на АСК і закінченим експлуатаційним терміном. Проводити ремонт даної машини недоцільно.
    На сьогоднішній день цех потребує купівлі нової машини для ефективного виконання завдань, передбачених положенням про цеху по збірці двигунів. У разі відсутності машини АСК цех не зможе виконувати свої обов'язки, що призведе до повної зупинки складального процесу.
    Курочкін В. І. /Підпис/ В даному прикладі аналітичної записки є всі необхідні атрибути, а хід викладу проблеми відповідає правильній структурі побудови цього документа.
    Аналітична записка - правила складання і приклад

    Висновок

    Скласти правильний документ - це завжди рутинна і дуже відповідальна робота. Але ознайомившись з прикладом написання аналітичної записки, можна приступати і до складання власного документа. Однак головне - запам'ятати всі наведені вище правила.

    Популярні поради

    загрузка...